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认证审核的红黄线、风险管理简介

认证审核的红黄线、风险管理简介
(北京中水源禹国环认证中心)

 

认证审核首先是符合要求的审核,本文从以下四两个方面给予介绍。

A.认证/审核中必须避免的事项(红黄线)

B.认证/审核活动的风险管理

A认证活动中必须避免的事项

    符合认可制度要求的审核是增值审核的基础和前提,基本的认证审核要求如果不满足,符合性审核都不能成立,认证的可信度存在问题,认证证书无效,谈不上增值。

国家认可委2006年发布的《CNAS-EC –0162009不予受理认证机构认可申请和暂停、撤销认证机构认可资格有关规定的说明》.以下介绍认证审核中特别需要避免的事项,请大家在审核时注意或对外审员的工作给予监督。

CNAS的这些特别要求简称为黄线和红线:发生黄线事项,被发现将暂停认证资格.发生红线事项,被发现将被撤销认证资格

一.暂停认可资格(黄线)

有下列情况之一的,暂停其全部或部分认可范围三个月或六个月:

1.一年内无正当理由未接受年度认可评审。

 ◆连续两次年监,出现同类严重不符合且整改无效;

 ◆重复出现一般不符合,且属于系统性问题;

2.不符合未按CNAS规定时限进行纠正的;

3.错误使用认可证书、认可标志和国际互认标识,未采取纠正措施的;

4.对认证机构投诉,严重问题未采取有效纠正措施的;

5.认证活动相关信息失实(例如虚报、瞒报获证组织数量等)的;未及时准确通报信息的,包括对获证组织发生重大事故信息;

6.初评、年监、复评认证结论失实无效(含不及时暂停或撤销认证资格)。如下一种或多种:

◆涉及专业活动,但没有安排专业审核员或技术专家;

◆安排实习审核员/技术专家单独审核;

◆实习审核员/技术专家在审核中计算人日数;

◆申报的组织相关的员工数量明显低于有效员工数量;

◆审核员未注册;

◆对组织的不符合未有效整改并验收就颁发认证证书;

◆对关键过程、重大环境因素、重大危险源或危害等未识别或未实施审核;

◆在认证过程中,未对适用的重要法律法规的识别或其合规性评价进行审核;

◆无正当理由超过认可规范规定的时限三个月未对组织实施监督审核且未暂停、注销或撤销的;

◆合同评审时明显错判,造成不能有效审核。

7.其他较严重违反认可规范要求的(包括但不限于以下情况):

◆机构及审核组,存在公正性问题

◆误导使用认可标志等行为

◆认证机构内审、管理评审严重缺陷

◆认证能力分析和评价缺陷;

◆超已获认可的认证业务范围。

二、撤销认可资格(红线)

 认证机构有下列情况之一的:

1 严重违反CNAS认可规范要求,造成严重后果的;(包括但不限于以下情况):

 ◆发生黄线中某一条款情况,且程度严重的;

 ◆同时发生黄线多项条款情况使认证可信性受到严重影响的;

 ◆因同类问题已被暂停两次的。

2认可规范要求变更,认证机构未及时符合要求的;

3组织体系无效或未按规定实施年监复评,却签发认证证书或未暂停或撤销证书的;

4出具虚假认证结论,或结论严重失实, 或认证机构发现弄虚作假;

5认证机构的认证活动相关信息严重失实、弄虚作假的。

B.认证机构的风险管理

我国管理体系认证活动近20年来,认证对国家的发展发挥了重要作用,但是也存在严重的问题。为提高中国认证质量和可信度,最近几年国家颁布了《认证认可条例》,调整了国家管理机制和机构,并颁布了大量新的管理规范。认证机构面临着严峻的挑战。

a。认证认可协会,开始实施机构自律制度,实际是规范了认证机构价格管理和审核员管理。如有违反,面临着严厉处罚。

bCNAS,开始实施认证机构红线黄线处罚制度

cCNAS,开始实施认证机构风险分级管理

---------其基本原则是,根据检查和以往的信息,将认证机构分为三个风险级别,不同级别采取不同的认可管理、

1.级别划分

 (A级机构)

认证管理系统运作正常,自律行为积极主动,持续改进工作效果明显,认可风险低的机构 评价结果应高于85分(含85分)。

 (B级机构)

认证管理系统运作基本正常,能采取自律行动但效果不理想,认可风险中等的机构 。评价结果应在70-84分之间(含70分)。

(C级机构)

认证管理系统运作基本正常,存在问题较多,认可风险高的机构。评价结果低于69分。

当出现以下等情况无需评价,直接按C级管理:

◆对认证机构的申诉、投诉和专项检查等信息查证发现重大问题,经评价认为认可风险高的;

◆出现暂停的认证机构恢复资格后的第一年内的;

◆受到相关行政处罚的。

2.评价准则

1)公正性

◆实施审核的人员参与了认证决定直接评为C

◆审核人员的公正性

◆识别并避免相关机构业务活动与认证活动可能存在利益冲突

2)风险管理

◆建立了认证风险评估机制,并有能力承担认证所引发的责任

◆每年未对认证风险进行分析并做出适当安排不能评为A

 ◆建立了要求获证组织对其体系变更和发生重大责任事故的申报和处理机制,并实施有效。

◆获证组织发生重大事故,认证机构未能及时采取措施,直接评为C

3.改进机制

◆内审和管理评审的程序且符合要求

◆内审和管理评审按要求实施,内容全面

◆内审能发现问题,问题描述准确

◆内审不符合纠正措施及时、有效

◆对认可评审中发现的问题,原因分析到位,纠正措施及时、有效

◆相同类型的一般不符合连续出现两次不能评为A

◆未能在规定时间内对认可评审中的不符合进行有效整改的,直接评为C

◆在前后两次认可评审中,同样类型的一般不符合没有重复出现

◆管理评审能制定系统的改进方案,且有相应的监控机制

◆管理评审报告内容空洞,对体系运行缺乏指导意义,不能评为A

◆主动收集内、外部信息,以发现体系潜在的问题并进行及时改进

4.认证机构能力分析与评价系统

◆各领域配备人力资源与认证业务活动的规模相适应

◆对已认可和拟扩大的业务范围的专业特点和风险进行了分析与评估且结果合理

◆对认证人员的管理能力、专业能力进行了需求分析并制定了相应的资格准则且符合认可规范要求

◆对认证人员的管理能力和专业能力进行了评价、监视和考核且符合要求

◆未合理安排审核人员能力的现场验证不能评为A

出现以下任一情况直接评为C级:

◆未对已开展的认证业务范围进行初始能力分析的;

CNAS在见证评审时发现审核人员专业能力存在严重不符合的;

◆经抽查三人次的人员档案出现评价结果证据缺乏,影响到评价结果可信度的。

◆建立了培训需求分析机制,制订了适宜的培训计划且提供了充分、必要的培训

◆培训的策划和实施未依据需求分析,缺少针对性,不能评为A级对业务范围扩大和缩小进行了管理

◆能力分析评价系统的记录全面,且及时更新

5.审核方案策划

◆审核项目的专业范围界定准确

◆审核项目的人、日数计算合理

◆经查2个以上的项目,人.日数偏低且没有书面证据说明合理减少人日数理由的直接评为C级。

◆审核组专业能力的配备和认证项目相适应

◆建立了监督审核与复评的保障机制,并按要求实施

◆按照要求对获证组织实施了暂停、撤销及转换

◆认证转换未按认可准则要求进行的直接评为C

6.认证实施

◆按照审核方案实施了审核

◆审核活动覆盖的范围(过程、要素、场所等)满足要求

◆审核分工合理,能够保障审核过程对专业能力的要求

◆尚未按照过程方法对质量管理体系进行审核不能评为A

◆确认组织已对法律法规要求的符合性作出了评价,并对存在的不符合采取了纠正措施

◆审核组对组织在法律法规符合性方面存在的严重问题未予发现或未合理处理的直接评为C

◆对受审核方的守法证据获取充分

◆审核结论和审核发现一致

◆审核结论未基于审核发现,直接评为C

◆按时对不符合纠正措施进行了有效验证

◆认证决定依据充分,结论适宜

◆认证决定无相应专业能力的人员参与,直接评为C

 ◆认证范围界定准确、描述适宜

7.认可标识和国际互认标志的使用

◆网站、公开文件等对外宣传符合要求

◆认证证书使用认可标识和国际互认标识符合要求

◆误导或错误使用认可标识、国际互认标识的直接评为C

◆使用互认标志前与CNAS签订了相关协议

8.申投诉的处理

◆有明确的受理申诉、投诉的途径并对外公布

◆职责明确,能保证按程序及时、有效处理申诉、投诉,处理结果反馈及时

◆未按规定时限处理申诉、投诉的不能评为A

◆向认可评审组隐瞒相关申诉、投诉信息的直接评为C

◆对申诉、投诉处理结果有分析和持续改进的措施

9)认可管理信息

申请材料的齐全性和问题整改的及时性:

认可费用:按规定时间自觉交纳认可费用

认证信息:按时上报认证信息且内容全面

见证项目的选择:认证机构配合提供见证项目和被见证人

年度监督的安排:按期接受监督

 

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